ABMarke moet – zo schrijft de wet voor – uitleggen wat ze doet met de persoonsgegevens

van haar leden. Hoewel dat voor een kleine vereniging als ABMarke vrij beperkt en

basic is, hebben we dat in het lang en het breed uitgeschreven voor wie dat in detail

wil weten. Het is ook een goede oefening voor ons om daar bewust mee bezig te zijn.

De belangrijkste sectie hieronder is het antwoord op de “waarom”-vraag.

ABMarke vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van haar

leden.zoals hieronder beschreven .

Met formele vragen kan u terecht bij ABM vzw, Pieter Casierstraat 2, 8510 Marke,

info@abmarke.be.

Om haar ledenadministratie te kunnen doen, inclusief verwerken van de betalingen

(bijv. ledengelden), indelen in groepen voor wedstrijden en trainingen, het plannen en

organiseren van de trainingen, eventueel contacteren van (ouders van minderjarige)
leden bij wijzigingen van de trainingsplannen,het toevoegen van leden tot de
groepsverzekering,contacteren van (ouders van minderjarige)
het toevoegen van leden tot de groepsverzekering, contacteren van
(ouders van minderjarige).
het toevoegen van leden tot de groepsverzekering, contacteren van (ouders van minderjarige)
leden of noodcontacten in geval van nood,… verwerkt ABMarke de informatie die ze
opvraagt in het inschrijvingsformulier, zoals naam, geboortedatum, geslacht,
(email)adres en telefoonnummer(s). Deze gegevens worden in regel maximaal 5 jaar na
het einde van het lidmaatschap bijgehouden.

Om subsidies aan te vragen en waar nodig bewijzen in het kader van die subsidiëring
te leveren, wordt een beperkt aantal gegevens verwerkt (en doorgegeven naar de
subsidiërende overheid). Deze gegevens worden (als “bewijs”) bijgehouden zolang
de subsidie dat vereist, wat mogelijk tot 10 jaar na het jaar van de toegekende subsidie .

Om subsidies aan te vragen en waar nodig bewijzen in het kader van die subsidiëring
te leveren, wordt een beperkt aantal gegevens verwerkt (en doorgegeven naar de
subsidiërende overheid). Deze gegevens worden (als “bewijs”)
bijgehouden zolang de subsidie dat vereist, wat mogelijk tot 10 jaar na het jaar van de
toegekende subsidie .

Als (de ouder van de minderjarige) leden daarvoor toestemming hebben gegeven,
worden naam, contactgegvens en voorkeuren gebruik om nieuwsbrieven en uitnodigingen
te versturen. De contactgegevens en voorkeuren worden bijgehouden zoals voorzien
voor de “ledenadministratie”.

Als een (groeps)inschrijving voor een evenement wordt georganiseerd, worden
de gegevens van de inschrijvingen voor dat evement verwerkt (incl. doorgegeven aan
de organisator van het evenement) voor zolang dat nodig is. Meestal kunnen de gegevens
kort na het evenement verwijderd worden.

Als (de ouder van de minderjarige) leden daarvoor toestemming hebben gegeven,
worden foto’s of beelden die tijdens de trainingen, wedstrijden, of evenementen soms
gebruikt om de leden en ABMarke in de kijker te zetten op de website van 
ABMarke (of ABMarke Jeugd), de facebook pagina van ABMarke
(zie voorwaarden facebook) of de youtube-pagina van ABMarke Jeugd (zie voorwaarden google).

De gegevens die ABMarke verwerkt op basis van de bovennoemde redenen, kunnen
ook bijkomend verwerkt worden omdat de wet dat vereist (bijv. de unieke identificatie
aan de hand van het rijksregisternummer is vereist door het Vlaamse 
decreet houdende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector
van 10 juni 2016, mocht de politie ze opvragen of als je je privacyrechten uitoefent)
of omdat er een overwegend belang is (bijv. gebruik van telefoonnummers in geval van
nood of een ongeval).

Voor minderjarige leden regelt ABMarke alles (eventueel via de minderjarige) met de
wettelijke vertegenwoordigers (in regel de ouders), tenzij het gaat om zaken die
de minderjarige zelf mag beslissen (bijv. oudere jongeren die niet op de foto willen).

Binnen ABMarke ontvangen de personen die de informatie nodig hebben die informatie
die ze nodig hebben.Zo ontvangen de trainers de meeste informatie van de leden in
hun groep. Zo ontvangt de verantwoordelijke voor de verzekeringen de informatie die
naar de verzekeringen dient te worden doorgestuurd.

ABMarke geeft de informatie door naar andere organisaties (verantwoordelijken voor
de verwerking) als dat nodig is in het kader van de genoemde doeleinden:

• informatie nodig om een lid toe te voegen aan een groepsverzekering of te bevestigen
  dat iemand lid is en (nog) gedekt is door de groepsverzekering, wordt overgemaakt
  aan de verzekeraar.
• informatie nodig om de subsidie te krijgen of houden wordt overgemaakt aan de 
  subsidiërende overheid (vnl. stad Kortrijk)
• informatie nodig in te schrijven bij en een (jaar)borstnummer te ontvangen
  van Sporta en de West-Vlaamse Vrije Sporters wordt doorgegeven aan die organisaties

ABMarke werkt ook met partijen die de informatie voor of samen met haar verwerken,
zoals:

• facebook voor wat de informatie op het facebook-profiel van ABMarke en eventuele
  WhatsApp-groepen betreft
• google voor wat de informatie op youtube, de website van ABMarke Jeugd, de emails
  met ABMarke Jeugd, de google-forms, en de uitwisseling van gegevens in het kader van
  de jeugdtrainingen betreft

Dit is een sectie die wettelijk verplicht moet worden ingevoegd in elke privacyverklaring,
ook al staat het merendeel van deze informatie in de wet zelf. Dus we doen dat even,
en verontschuldigen ons mocht je dit elders al gelezen hebben.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft je als betrokkene (“data subject”)
een aantal rechten. Je kan er alles over lezen in de 
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), voornamelijk in hoofdstuk 3.

De grote lijnen zijn de volgende:

• Je hebt recht op informatie over de verwerking van je persoonsgegevens nog voor
  ze verwerkt worden (art. 12-14 AVG). Die informatie verstrekt ABMarke via deze
  algemene privacyverklaring en specifieke privacyverklaringen op plaatsen waar
  dat relevant is, bijv. in (online) formulieren.
• Je hebt een recht op toegang tot de gegevens die over je verwerkt worden (art. 15 AVG).
• mocht de informatie niet accuraat zijn, dan kan je schriftelijk de verbetering eisen
  (art. 16 AVG).
• onder bepaalde voorwaarden heb je een recht op gegevenswissing, ook gekend als het
  “recht op vergetelheid” of het “recht om vergeten te worden” (art. 17 AVG) en/of kan
  je beperkingen van een verwerking eisen, bijvoorbeeld mocht ABMarke
  je persoonsgegevens bijhouden of doorgeven aan derden als daar geen grond (meer)
  voor is (art. 18 AVG).
• Je hebt een recht om bepaalde informatie die je ABMarke gegeven hebt en die
  ABMarke digitaal verwerkt, in digitale vorm te ontvangen of over te maken aan derden
  (art. 19 AVG). Dit is ook wel gekend als het “recht op (gegevens)draagbaarheid”
  of het “recht op data portabiliteit”.

Je dient in de regel zelf je rechten uit te oefenen.

Bent je een (wettelijk) vertegenwoordiger, dan kan je in principe de rechten van de
vertegenwoordigde ten behoeve van de vertegenwoordigde uitoefenen.
Concreet kan een ouder de rechten uitoefenen van zijn of haar minderjarig kind, tenzij
de minderjarig zich daartegen verzet of het (kennelijk) tegen de belangen van de
minderjarige ingaat.

Je kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met ABMarke
(zie bovenaan deze tekst).

Als je je rechten uitoefent, vragen we u zo specifiek mogelijk te zijn, zodat we concreet
en to-the-point kunnen antwoorden.

Voor nadere informatie over je rechten met betrekking tot privacy en gegevensbescherming
of als je niet akkoord gaat met het standpunt van ABMarke,
kan je terecht bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: 
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be (zie art. 77 AVG).

ABMarke kan en zal deze privacyverklaring wijzigen, voornamelijk om ze aan te
passen aan gewijzigde werkwijzen.
De laatste wijziging gebeurde op 3 januari 2020
(toevoeging info Vlaams decreet sportfederaties).